روش نوشتن نامه اداري

مجموعه: مهارتهاي زندگي

نوشتن نامه اداري شبيه به نامه هاي معمولي و دوستانه نيست. نامه نگاري اداري آئين و روشي دارد كه آن را از ساير شيوه هاي نگارش متمايز مي كند

نوشتن نامه اداري شبيه به نامه هاي معمولي و دوستانه نيست. نامه نگاري اداري آئين و روشي دارد كه آن را از ساير شيوه هاي نگارش متمايز مي كند. اگر براي اداره يا ارگان خاصي از سبك نگارش نامه معمولي استفاده كنيم، اين كار نوعي توهين محسوب مي شود. به همين علت بايد در نگارش يك نامه اداري برخي نكات ريز و درشت رعايت شود تا از نامه ما، سوء برداشت نگردد. نامه هاي اداري بايد با رعايت نهايت ادب و احترام نگارش شود، خصوصا اگر نامه براي شخصي بالا دست و يا ارگان مهمي نوشته مي شود. رعايت سبك نوشتن نامه اداري سبب مي شود كه جايگاه ما در مقام كسي كه نامه را نوشته بالاتر رفته و به متن نامه ما توجه گردد. 

نكات مهم در نوشتن نامه اداري

اولين و مهمترين نكته اي كه در نگارش يك نامه اداري بايد به خاطر داشته باشيد اين است كه بدانيد با چه كسي قصد مكاتبه داريد. در نوشتن يك نامه اداري بايد سلسله مراتب رعايت شود. پس از اين كه شخص مورد مكاتبه مشخص گرديد، بايد به نكات زير نيز دقت شود.

• با نهايت دقت و صراحت نامه را بنويسيد و مطمئن شويد كه غلط املائي نداريد.

• به هيچ وجه از كلمات عاميانه و اصطلاحا كوچه بازاري در نوشتن نامه اداري استفاده نكنيد.

• تا مي توانيد خلاصه بنويسيد و از حشو و بكار بردن كلمات و عبارات هم معني خودداري كنيد.

• اگر متن نامه طولاني است، حدالامكان در نامه خلاصه اي از دستور و يا ابلاغيه را نوشته و سپس متن ابلاغيه يا دستور را در پيوست ضميمه كنيد.

• نامه اداري را با فونت رايج سازمان نگارش كنيد و اندازه قلم را متناسب و قابل خوانده شدن قرار دهيد.

• اگر به سازمان يا فرد بالا دست نامه مي نويسيد از كلماتي همچون به استحضار مي رساند، اگر به اداره يا فرد هم رده نامه مي نويسيد از عبارت به آگاهي مي رساند و اگر به اداره يا فرد زيردست نامه مي نويسيد از عبارت به اطلاع مي رساند استفاده نماييد.

• متن نامه را صريح و رسا نگارش كنيد.

• نامه را از سمت راست شروع به نوشتن كنيد و قسمتي را در سمت چپ، جهت حاشيه نويسي خالي بگذاريد.

• نامه را با نام خدا، تاريخ، شماره و همچنين ذكر اين مورد كه داراي پيوست مي باشد يا خير، آغاز كنيد.

• اگر مكاتبه بين دو سازمان در حال وقوع است توصيه مي شود ابتدا مبدا نامه را ذكر و سپس گيرنده را عنوان كنيد: بعنوان مثال بنويسيد از شركت برنامه نويسي …. به سازمان برنامه و بودجه. سپس موضوع نامه را ذكر كرده و پس از آن شروع به نگارش متن نامه نماييد.

• اگر نامه در پاسخ به نامه اي ديگر است، حتما در ابتداي نگارش متن نامه ذكر كنيد كه نامه در پاسخ به نامه شماره …. در تاريخ …. است.

• پس از اتمام نوشتن نامه اداري، يك خط جا گذاشته و در سمت چپ نامه را امضا و مهر كنيد و تاريخ را يادداشت نماييد.

• اگر نامه در پاسخ به نامه اي ديگر نوشته شده حتما در ابتداي نامه از عبارت در پاسخ به نامه شماره … و اگر نامه با توجه به نام هاي ديگر نوشته شده از عبارت عطف به نامه شماره … استفاده نماييد.

• اگر نياز است كه نامه براي بخش هاي ديگري نيز ارسال شود، در قسمت پاورقي نامه، قسمتي به نام رونوشت ايجاد كرده و نام تك تك بخش ها را يادداشت كنيد.

• نامه اداري بايد در يك طرف صفحه نوشته شوند و نبايد در حاشيه آن ها چيزي نوشت.

• متن نامه بايد با نهايت دقت در صحت مطالب تهيه شود.

• متن نامه بايد شايسته فرد گيرنده باشد و پست و مقام شغلي و سازماني فرد گيرنده بايد در نظر گرفته شود.

• در نامه هاي اداري بايد شيوايي سخن و رواني مطلب نيز در نظر گرفته شود و از لغات قديمي و نامانوس نبايد استفاده شود.

• از حشو (به كار بردن واژه هايي كه هم معني هستند) خودداري شود.

• در نامه هاي اداري به هيچ وجه نبايد از كلمات و جملات عاميانه استفاده كرد.

• از نشانه هاي قراردادي (ويرگول، نقطه و …) بايد درست و به جا استفاده كرد.

• در نامه هاي اداري بايد از استفاده كردن جملات توهين آميز، تهديد آميز و مشكل آفرين خودداري كرد.

• نامه هاي اداري ترجيحا بايد در كاغذ هاي بزرگ نوشته شود تا امكان ارجاع و حاشيه نويسي داشته باشد.

• نامه حدالامكان بايد تايپ شود يا حد اقل با خط خوانا نوشته شود.

• سلسله مراتب بايد رعايت شود, مثلا اگر مي خواهيم براي اداره اي نامه بنويسيم اولين نفر بايد مديريت مكان مورد نظر باشد.عدم رعايت سلسله مراتب باعث توهين به پاييني ها مي شود.

• اگر مخاطب نامه را نمي شناسيم نامه را بايد با يك عنوان كلي بنويسيم. در هر اداره يك سيستم تفكيك نامه وجود دارد كه باعث ارسال نامه به مكان مورد نظر مي شود.

• اگر نامه به وسيله اينترنت مكاتبه شود: الف) از رنگ هاي ملايم(مثل آبي) استفاده شود. ب)تايپ همه نامه با فونت بزرگ يك نوع توهين محسوب مي شود. ج) ارسال تعداد زيادي ايميل براي يك مكان كار درستي نيست.

هر نامه اداري از پنج جزء مذكور در ذيل تشكيل مي شود:

الف- سرلوحه. ب- عناوين گيرنده و فرستنده و موضوع. ج- متن نامه. د- مشخصات امضاء كننده. هـ- گيرندگان رونوشت.

نامه هاي اداري به آن قسمت از نامه اطلاق مي گردد كه معمولاً در بالاي كاغذهاي اداري چاپ شده است. در وزارتخانه ها و موسسات دولتي آرم جمهوري اسلامي ايران، نام وزارتخانه، نام موسسه يا سازمان، شماره، تاريخ، و پيوست مي باشد، برخي از سازمانهاي وابسته به دولت، آرم اختصاصي خود را در بالاي نامه چاپ مي كند.

عنوان گيرنده نامه

منظور از گيرنده يا مخاطب نامه عبارت از شخص، مقام سازماني، سازمان يا واحد سازماني كه نامه به آن خطاب مي شود.

عنوان گيرنده نامه با كلمه «به» مشخص مي شود.

عنوان فرستنده نامه

منظور از فرستنده نامه عبارت از شخص يا مقام سازماني، سازمان يا واحد سازماني كه نامه از طرف او نوشته مي شود. بيان كننده عنوان فرستنده نامه كلمه «از» مي باشد.

موضوع نامه

منظور از موضوع نامه عبارت كوتاه و گويايي است كه مبين محتواي نامه باشد موضوع نامه با كلمه «موضوع» مشخص مي گردد.تلخيص موضوع نامه و ذكر آن در بالاي نامه صادره ضروري است و انجام اين امر بايد از طرف تهيه كننده پيش نويس صورت پذيرد. زيرا نامبرده بهتر از ساير مقامات اداري كه در جريان مطالعه نامه قرار مي گيرند صلاحيت خلاصه نمودن موضوع را دارد.

تعيين خلاصه مطالب مندرج در نامه و ذكر آن در بالاي نامه موجبات سهولت و سرعت گردش و مكاتبات را فراهم مي سازد و براي متصديان ثبت و كنترل و ساير پرسنلي كه نامه را از نظر كلي ملاحظه نموده و يا مورد بررسي و اقدام قرار مي دهند مفيد و ضروري است.

متن نامه مطالب و شرحي است كه در ارتباط با موضوع نامه نوشته مي شود و در حقيقت هدف نامه است و چيزي است كه انگيزه تهيه نامه مي باشد و ممكن است كوتاه و در يك يا چند سطر باشد و يا در يك يا چند صفحه تهيه و تنظيم گردد. مسئوليت نهايي هر نامه با يك فرد يا مقام سازماني است كه نامه بوسيله وي امضاء مي شود. در اين جا منظور از مشخصات امضاء كننده، مشخصات اداري و فردي شخصي است كه نامه را امضاء مي كند. منظور از گيرندگان رونوشت، واحدهاي سازماني يا اشخاصي هستند كه مي بايد رونوشت نامه به عنوان آنان صادر گردد و غير از گيرنده اصلي است. گيرندگان رونوشت معمولاً با عبارت «رونوشت به» مشخص مي گردد.

شماره:

تاريخ:

پيوست:

وزارت:

سرلوحه جناب آقاي/سركار خانم ....................

«مشخصات فردي و اداري گيرنده»

(عناوين )

رئيس/مدير/سرپرست/محترم .............

موضوع:

متن:

مشخصات فردي و اداري فرستنده

امضاء

رونوشت به:

گيرندگان رونوشت

مراحل نوشتن نامه اداري

طريقه نوشتن و نمونه نامه اداري براي سازمان ها و ارگان هاي گوناگون دولتي

نوشتار صحيح و گويا يك نامه اداري مي تواند به ميزان چشم گيري موفقيت شما در بيان درخواست، كار، همكاري و .. را بالا ببرد و درخواست شما را از ديگر رقبا و اشخاص سريع تر صورت دهد. براي همين شما بايد با قوانين نوشتاري و قواعد يك نامه اداري آشنا باشيد تا بتوانيد بهترين نتيجه را بگيريد اما روش ديگري نيز وجود دارد كه شما بتوانيد بدون داشتن اطلاعات چنداني از قوانين، يك نامه اداري گيرا و مناسب بنويسيد و آن اين است كه شما از نمونه نامه اداري مشابه استفاده كنيد و طبق آن خواسته خود را بيان كنيد

اسكلت كلي يك نامه اداري:

-نامه را با نام خدا آغاز مي كنيم.

-تاريخ را درج مي كنيم.

-موضوع نامه را مي نويسيم.

-نام شخص گيرنده را با احترام همراه سمت وي مي نويسيم.مثال: جناب آقاي جمال زارعي مديريت محترم سازمان……….. يا مديريت محترم سازمان ………… جناب آقاي جمال زارعي

-نامه را با حدود يك سانتي متر از محل طبيعي شروع سطر آغاز مي كنيم و بدون طول و

تفسير هاي اضافي شروع به طرح مشكل مي كنيم.

-انتظاري را كه از گيرنده نامه داريم محترمانه ذكر مي كنيم و اگر توانستيم راه حل يا پيشنهادي ارائه مي دهيم.

-دستور نمي دهيم , نامه بايد بيشتر جنبه خواهشي داشته باشد.

-نام و مشخصات خود را در پايين نامه سمت چپ مي نويسيم و امضا مي كنيم.

نمونه هايي از نامه هاي اداري را براي شما آماده كرده ايم.

اين نوع از نامه اداري نامه شخص به اداره بود كه در زير نمونه اي براي آن مي آورم.

نمونه :

به نام خدا

موضوع: ثبت نام در مدرسه تاريخ …..

رياست محترم ادره اموزش و پرورش شهرستان … جناب آقاي/سركار خانم……

با احترام، ضمن ارسال فتوكپي حكم انتقال شماره…….روز…..اداره…..،من به اين شهرستان منتقل

شده ام. خواهشمند است دستور فرماييد فرزندم …… را در كلاس ….. دبيرستان ….. كه به محل سكونت ما نزديك است ثبت نام كنند. براي سهولت كار، پرونده و تمام سوابق تحصيلي نامبرده براي اطلاع و هرگونه اقدام توسط فرزندم تقديم مي شود. اميدوارم با دستوري كه صادر مي كنيد، موجبات دلگرمي و ادامه تحصيل فرزندم را فراهم فرماييد.

نام و نام خانوادگي

امضاء

نامه هاي اداري كه از اداره يا ارگاني به اداره يا ارگاني ديگر فرستاده مي شود, فقط در قسمت اوليه با بقيه نامه هاي اداري تفاوت دارند بدين صورت كه اول نامه به جاي نوشتن نام فرد دريافت كننده و فرستنده نامه از كلمات (از:فلان اداره _ به:فلان اداره) استفاده مي شود.

مثال:

به نام خدا

تاريخ : 7/8/1381

شماره : پ/75034

پيوست : دارد

به : سازمان فني حرفه اي استان اصفهان

از : شركت پيشگام وابسته به انرژي اتمي اصفهان

موضوع : آموزش اينترنت

عطف به نامه شماره 441 مورخ 5/6/1381 از آن سازمان محترم درخواست ميشود يك نفرمدرس را جهت آموزش اينترنت به اين مركز معرفي نمائيد . ضمناً خواهشمند است دستور فرمائيد چند نسخه از جزوه آموزشي اينترنت به اين شركت ارسال نمايند.

قبلاً از همكاري شما سپاسگزاري ميگردد.

نام و نام خانوادگي

مسئول امور اداري

نمونه نامه رسمي درخواست همكاري :

جناب آقاي …

مدير محترم اجرايي نمايشگاه ….

موضوع : درخواست غرفه در نمايشگاه

با سلام و احترام

بدينوسيله به استحضار مي رساند اينجانب … با مسئوليت   …….  در مركز/ مجموعه/ شركت … پس از مطالعه شرايط پذيرش متقاضيان و  پر نمودن  فرم تكميلي برنامه ها بدينوسيله آمادگي خود و مجموعه مذكور را جهت حضور فعال و موثر در نمايشگاه …. بحضور اعلام مي دارم.

خواهشمند است دستور فرماييد اقدامات لازم مبذول و از نتيجه اين امور را مطلع نمايند.

بديهي است هرگونه تغيير در تصميم حضور اين شركت در نمايشگاه الزاما به صورت كتبي اعلام خواهد شد و در غير اين صورت مسئوليت مالي آن بر عهده اين شركت  خواهد بود.

به اميد آنكه بتوانيم با كمك يكديگر گامي هرچند كوچك در بهبود فضاي كسب و كار كشورمان برداريم.

با تشكر

نام و امضا و تاريخ

نمونه نامه درخواست امريه :

جناب آقاي فلاني

مدير محترم  سازمان …. استان …

موضوع : درخواست امريه

با سلام و احترام

بدينوسيله به استحضار مي رساند اينجانب فلاني   فارغ التحصيل مقطع كارشناسي رشته ….. دانشگاه …. شهر …. كه به تازگي فارغ التحصيل گرديده ام تمايل دارم تا خدمت مقدس سربازي را با اخذ امريه در آن سازمان بگذرانم و ضمن اخذ تجربه از راهنمايي ها ي متخصصين محترم آن سازمان نيز  بهره مند گردم.

در صورت پذيرش تقاضا اينجانب متعهد مي گردم طي تمام مدت خدمت ، ضمن رعايت نظم و انضباط كاري؛ مقررات اداري آن سازمان را مد نظر قرارداده و امور محوله را به نحو احسن به انجام رسانم.

اميد وارم كه با اين درخواست موافقت فرماييد.

پيشاپيش از بذل توجه حضرتعالي در اين خصوص بي نهايت سپاسگزارم.

و من الله توفيق

فلاني

طريقه نوشتن نامه اداري درخواست تشويقي جهت كارمندان :

جناب آقاي ………………..

مدير عامل محترم شركت

موضوع : درخواست تشويقي جهت كارمندان

با سلام و احترام

بدينوسيله با عنايت به خدمات شايسته و ارزشمند آقاي كارگرزاده كارمند شماره ۰ درخصوص انجام امور محوله به نحو احسن ؛ پيشنهاد ميگردد معادل يك ماه حقوق و مزايا به همراه پرداخت هزينه يك سفر زيارتي به مشهد مقدس به نامبرده بعنوان پاداش تعلق گيرد.

خواهشمند در صورت صلاحديد دستورات لازم را مبذول فرماييد.

با تشكر

نوشتن نامه اداري براي انتقال يا مهمان دانشجويان :

جناب آقاي …

رياست محترم دانشگاه ….

موضوع : درخواست انتقالي يا مهمان به دانشگاه …

با سلام

بدينوسيله اينجانب  دانشجوي ورودي مهر ماه سال …  بعلت اينكه پس از قبولي در دانشگاه و شروع دوران دانشجويي متاهل گرديده و  محل اشتغال دائم همسرم ، در  …مي باشد تقاضاي ميهمان به مدت … به دانشگاه  …مي باشم .

البته مشكلات ديگري از جمله مشكلات مالي ، اجتماعي ،خانوادگي ؛ فوت يكي از اقوام درجه اول  از جنابعالي تقاضا دارم دستور فرماييد مساعدت لازم درخصوص دانشجوي ميهمان مبذول نمايند.

با تشكر و سپاس…

نوشتن نامه اداري درخواست وام دانشجويي :

جناب آقاي ……………..

رييس محترم صندوق رفاه دانشجويان دانشگاه ……………..

موضوع : تقاضاي وام دانشجويي

با سلام و احترام

بدينوسيله اينجانب …………….. به شماره دانشجويي ( ……………..) ورودي نيمسال اول ۱۳۰۰ ، كه در رشته …. مقطع …. مشغول به تحصيل مي باشم متقاضي دريافت وام دانشجويي : تحصيلي / تحصيلي ممتاز و نمونه / مسكن / ضروري( پايان‌نامه خريد كتاب تخصصي) / ضروري ممتاز نمونه / ضروري مبتكر / ضروري قهرمان ورزشي / حوادث غيرمترقبه / وديعه مسكن / تغذيه ! / حج عمره / زيارت عتبات عاليات كشور عراق / ازدواج / شهريه دانشگاه / موارد خاص ! به مبلغ …………….. بوده و تقاضاي كتبي خود را بحضور تقديم ميدارم.

لذا خواهشمند است دستور فرماييد اقدام لازم مبذول نمايند.

تسريع در واگذاري وام موجب كمال امتنان مي باشد.

پيشاپيش از آن مقام محترم بدليل بذل محبتي كه مي فرماييد كمال تشكر و سپاسگذاري را دارم.

با تقديم احترام

……………..

آدرس محل سكونت : ( …………….. )

تلفن تماس : ……………..

نمونه نامه اداري و رسمي براي نوشتن نامه اداري بازگشت به كار :

جناب آقاي ….

مدير محترم امور اداري / رييس محترم اداره كارگزيني

موضوع : درخواست بازگشت به كار

با سلام و احترام

بدينوسيله به استحضار مي رساند اينجانب …………. به شماره كارمندي …… و به شماره شناسنامه ……. كه از تاريخ ……….. در شركت با سمت ……. در واحد …… مشغول بكار بوده ام متاسفانه بنا به دلايل شخصي / كاري  ناچار به استعفا و ترك كار از تاريخ …………… گرديده ام با توجه به مشكلات بيشماري كه پس از ترك شركت با آن موجه شده ام، از جنابعالي تقاضاي بازگشت به كار داشته و تعهد مي نمايم در صورت موافقت با شروع بكار اينجانب به نحو احسن نسبت به انجام امور محوله اهتمام ورزم.

پيشاپيش از حسن نظر جنابعالي كمال تشكر خويش را ابراز نموده و استدعا دارم در صورت صلاحديد با بازگشت به كار اينجانب موافقت فرماييد.

با تشكر و سپاس

نام و نام خانوادگي

تاريخ و امضا

گردآوري: بخش علمي